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Mehrsprachiger Outbound-Voicebot für die Lkw-Kommunikation:

Wie die Papierfabrik PALM Sprachbarrieren im Wareneingang überwindet

TeleSys ✕ Papierfabrik PALM

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Fakten im Überblick

  • Branche: Papierindustrie
  • Unternehmensgröße: 4.800 Mitarbeiter
  • Einsatzstandorte: Papierfabriken in Aalen, Wörth und King’s Lynn (GB)
  • Go-Live-Datum: November 2025
  • Tägliche Lkw-Ankünfte: insgesamt rund 650, davon 300 in Aalen, 200 in Wörth und 150 in King’s Lynn
  • Sprachen: unter anderem Polnisch, Türkisch, Russisch und Rumänisch
  • Lösung: Mehrsprachiger Outbound-Voicebot mit ERP/WMS-Integration

Die Ausgangslage:
Sprachbarrieren bei der Anlieferung und Abholung

An den Standorten Aalen, Wörth und King’s Lynn (GB) führten Sprachbarrieren bei der Anlieferung und Abholung immer wieder zu Verständigungsproblemen mit Lkw-Fahrern. Informationen zu Lade- und Entladestationen sowie Waagen erhielten die Fahrer per SMS. Häufig kamen die Nachrichten jedoch nicht an oder blieben unbeachtet. Dadurch wurde ein großer Teil der Fahrzeuge nicht abgerufen – am Standort in Großbritannien bis zu 50 %. Die Folgen waren Verzögerungen, Missverständnisse und Sicherheitsrisiken.

Die Lösung:
Automatisierte,
mehrsprachige Fahrerkommunikation

Terminal-Integration: Am Eingangsterminal geben die Fahrer ihre Telefonnummer an und wählen ihre bevorzugte Sprache aus.

Outbound-Calling-Plattform: Ein eigens entwickelter Webservice nimmt die relevanten Informationen entgegen und übermittelt sie per Sprachanruf an die Fahrer. Dafür nutzt er die bestehende Telefonanlage von PALM.

Mehrsprachigkeit: Die Informationen werden KI-gestützt in die vom Fahrer gewählte Sprache übersetzt.

ERP/WMS-Integration: Die Anbindung an die internen Systeme ermöglicht einen Echtzeit-Abgleich der Informationen zu Lieferungen, Kapazitäten sowie Lade- und Entladestationen.

Eingabemaske am Terminal Eingang.

Eingabe des Bestätigungscodes am Check-In-Terminal
Sprachauswahl

„Uns überraschte zum einen die Qualität der finalen Lösungen und vor allem die kurze Umsetzungsdauer, von der Idee bis zum Go-Live.“

Papierfabrik PALM

Der neue Ablauf: Von der Ankunft bis zur Information per Sprachanruf

  1. Bei der Ankunft am Werk gibt der Fahrer am Eingangsterminal seine Telefonnummer und seine bevorzugte Sprache an.
  2. Das System gleicht die Daten mit den erwarteten Lieferungen ab, weist eine Lade- oder Entladestation zu und übermittelt die relevanten Informationen.
  3. Der Voicebot ruft den Fahrer über die bestehende Telefonanlage auf dessen Mobiltelefon an.
  4. Die Informationen werden automatisch übersetzt und in der gewählten Sprache übermittelt.

Ergebnisse: Kürzere Wartezeiten und entlastetes Personal

Mehrere Monate nach der Einführung zeigt sich eine deutliche Verbesserung: Während zuvor fast 50 % der Fahrzeuge pro Tag fehlgeleitet wurden, treten inzwischen keine Fehlleitungen mehr auf, die auf die Kommunikation mit den Fahrern zurückzuführen sind. Weniger Suchfahrten und kürzere Wartezeiten steigern die Effizienz an den betroffenen Standorten. Auch das Personal vor Ort wird entlastet: Manuelle Übersetzungen und die Klärung von Missverständnissen sind nicht mehr nötig.

Nächste Schritte: Weitere Einsätze für den TeleSys Voicebot

Nach dem erfolgreichen Einsatz plant PALM, die Lösung auf weitere deutsche Standorte auszuweiten. Darüber hinaus sind weitere Projekte mit dem TeleSys Voicebot vorgesehen.

PALM im Portrait

PALM ist ein familiengeführtes Unternehmen in fünfter Generation mit 4.800 Mitarbeitern und 38 Standorten in Europa.

Referenzen

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